Accédez à Google Agenda

Vous devez accéder à votre agenda depuis un ordinateur car vous ne pouvez pas créer de planning de réservation à partir de l’application smartphone. Si vous ne savez pas comment faire vous pouvez vous rendre directement à l’adresse suivante :
https://calendar.google.com.

Créez votre planning des rendez-vous

Une fois connecté à votre agenda, cliquez sur le bouton Créer, en haut à gauche de votre écran, puis sélectionnez Planning des rendez-vous.

Note : il est important de savoir que vous ne pouvez créer qu’un seul Planning des rendez-vous avec un compte Google standard. Si vous souhaitez en créer plusieurs pour différents types de prestations ou services que vous proposez, il faudra passer sur une version payante : Google Workspace.

Paramétrez votre planning

Nommez votre planning des rendez-vous

Donnez un nom à votre planning. Attention ! Celui-ci sera vu par vos clients. Choisissez le en conséquence.

Déterminez la durée des rendez-vous

Cette étape va vous permettre de définir la durée impartie à chacun de vos rendez-vous. Une liste déroulante vous permet de sélectionner celle qui correspond ou de la personnaliser si aucune ne convient.

Si vous proposez des prestations avec des durées différentes, il faut créer un planning des rendez-vous pour chaque type de prestations. Pour ça, il faut prendre la version payante…

Définissez vos disponibilités

Cette étape va vous permettre d’établir et de poser vos périodes de disponibilités. Ainsi, vous pourrez sélectionner les jours et les plages horaires dans la semaine où il est possible pour votre clientèle de prendre des rendez-vous.

Fixez les périodes de planification

Cette étape permet de déterminer si vos plages de réservations sont disponibles de suite ou si votre calendrier de réservation se limite à une période précise de l’année (dans le cas d’une activité saisonnière par exemple).

Vous pourrez aussi déterminer combien de jours à l’avance un client peut prendre rendez-vous. Est-il possible de le faire 7 jours à l’avance, 15 jours, 3 mois ? … La période maximale que vous pouvez fixer est de 364 jours.

De même, vous pouvez fixer la période minimale et accepter de prendre, par exemple, des rendez-vous 1 heure à l’avance.

Affinez vos disponibilités

Vous n’êtes peut-être pas disponible certains jours en raison de jours fériés, de vacances, d’obligations diverses et variées ? … Vous pouvez, grâce à la fonction Disponibilité à certaines dates, bloquer certaines journées ou modifier les plages horaires de certains jours.

Prenez en compte vos temps de pause ou de préparation

Le système de prise de rendez-vous de Google offre également la possibilité d’intégrer un temps de pause entre chaque rendez-vous. Vous n’allez pas forcément enchaîner les clients les uns derrières les autres. Il est peut-être aussi nécessaire, en plus d’avoir un temps pour souffler, d’avoir un temps pour se préparer, pour nettoyer vos locaux, vos outils… La case à cocher nommée pause permet de déterminer le laps de temps nécessaire entre chaque rendez-vous.

Vous pouvez aussi fixer un nombre maximal de rendez-vous sur une journée. Ainsi, vos plages horaires, la durée de votre prestation et vos temps de pause vous permettent peut-être de prendre jusqu’à 8 rendez-vous par jour. Grâce à la case Nombre maximum de réservations par jour, il est possible de limiter, par exemple, ce nombre à 6. Dès que 6 rendez-vous sur 8 seront pris sur une même journée, celle-ci sera alors bloquée.

Sur cette page, si vous disposez d’un compte Google Workspace adéquat, vous pourrez également définir l’agenda synchronisé avec votre planning des rendez-vous. Dans tous les autres cas, l’agenda utilisé sera votre agenda principal.

Enfin avant de passer à l’étape suivante, vous pourrez choisir la couleur d’affichage de votre planning. Toutefois la palette proposée est restreinte.

Personnalisez l’affichage et les données nécessaires pour votre planning des rendez-vous

Cette partie offre la possibilité d’ajouter une description à votre planning de prise de rendez-vous en ligne. On notera la possibilité pour cet espace d’écrire en gras, en italique… ou encore d’insérer des liens.

Enfin vous pourrez également personnaliser la liste des données nécessaires pour vos prises de rendez-vous. Par défaut, vos clients devront communiquer leurs prénoms, leurs noms et leurs adresses e-mail. Mais vous pouvez demander des informations complémentaires telles qu’un numéro de téléphone ou d’autres éléments à préciser.

Des options complémentaires sont disponibles pour les comptes Workspace telle que la possibilité d’effectuer des paiements en ligne au moment de la réservation, de spécifier des conditions d’annulation ou de personnaliser les e-mails de rappel des rendez-vous.

Partagez et diffusez votre planning des rendez-vous en ligne

Votre système de prise de rendez-vous en ligne est enfin prêt. Il ne vous reste plus qu’à le diffuser. Deux possibilités s’offrent à vous. En cliquant sur Partager, vous pourrez obtenir un lien de partage qui pourra être diffusé à vos clients par mail, via un MMS, via un message Whatsapp, à l’aide d’un flashcode…

Avec la fonction Intégrer dans un site web, vous pourrez générer deux types de code HTML : l’un pour générer un bouton, l’autre pour intégrer directement le formulaire de réservation en ligne à votre site.

En conclusion

Si vous avez besoin d’une solution de prise de rendez-vous en ligne pour des prestations ou des services d’un même type, la version gratuite disponible à partir d’un simple compte Google sera largement suffisante. On soulignera en plus la possibilité de l’utiliser sans disposer d’un site web.

Si vous proposez différents types de prestations avec des durées différentes ou si vous avez besoin d’un système de paiement pour valider vos réservations… vous devrez opter pour une solution payante de type Google Workspace ou pour un autre système.

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Avant de commencer

Pour pouvoir utiliser Google Forms, vous devez posséder un compte Google (ou si vous préférez une adresse Gmail).

Si vous n’en possédez pas, vous pouvez en créer un via le lien ci-contre : créer un compte Google.

Accéder à Google Forms

Google Forms est un outil associé à Google Drive. Il vous suffit d’accéder à cette adresse : Google Drive.

C’est dans Google Drive que vos formulaires seront stockés. Grâce à cela vous pourrez les gérer et les organiser via des dossiers, sous-dossiers… comme n’importe quel autre document.

Créer un formulaire

Cliquez sur Nouveau.

Cliquez ensuite sur Plus puis sélectionnez Google Forms. Vous aurez alors le choix entre un nouveau formulaire vierge ou une base préétablie.

Une nouvelle fenêtre s’ouvre. Vous pouvez alors nommer votre nouveau formulaire (si vous ne le faites pas, par défaut celui-ci s’appellera Formulaire sans titre).

Ajouter des questions

Une 1ère question est déjà en préparation sur votre questionnaire. Vous pouvez la personnaliser et vous pourrez ajouter autant de questions que vous voulez grâce à l’icône +.

Google Forms offre un nombre important de possibilités de questions.

Réponse courte permet d’entrer un texte court (un nom ou un prénom, par exemple)

Paragraphe permet de saisir un texte plus long (quel est l’objet de votre demande ?… par exemple)

Choix multiples correspond à une question de type QCM avec une seule réponse possible (tel que oui, non, peut-être…). On notera la possibilité d’entrer une réponse de type « autre » avec la possibilité de préciser.

Les cases à cocher ressemblent au type précédent avec la possibilité de sélectionner plusieurs réponses.

La liste déroulante propose plusieurs réponses préenregistrées. L’utilisateur ne peut en sélectionner qu’une. Il n’y a pas d’option « autre ».

La fonction importer un fichier est très intéressante car elle permet de récupérer (sur Google Drive) des fichiers envoyés par l’utilisateur. Dans ce cas il faut savoir cependant que les utilisateurs doivent eux-mêmes posséder un compte Google et être connectés. Pas de dépôt anonyme possible…

L’Échelle linéaire est idéale pour les questionnaires de satisfaction. Elle permet d’obtenir une règle graduée avec plus ou moins d’intermédiaires.

Les grilles à choix multiples ou grilles de cases à cocher reposent sur la même idée que les questions à choix multiples ou cases à cocher citées précédemment. Leur avantage est d’éviter la répétition d’une même question amenant les mêmes types de réponses sur plusieurs sujets.

Enfin les questions date et heure obligent l’utilisateur à respecter des formats spécifiques. Très pratique pour éviter des réponses du type : 23/01/2010 mêlées à des 15 juin 2014 ou 7/8/12…

On notera qu’il est possible de reprendre des questions provenant d’autres formulaires créés précédemment.

Ajouter d’autres éléments

Google Forms permet d’enrichir votre formulaire avec des éléments complémentaires. Ainsi vous pouvez ajouter des illustrations, des vidéos, des titres, des descriptions…

Personnaliser votre formulaire

Vous l’aurez constaté, à ce stade votre formulaire est un peu triste. Rassurez-vous, Google a tout prévu pour que vous puissiez le personnaliser.

Cliquez sur l’icône en forme de palette pour modifier l’apparence de votre formulaire.

Vous pouvez ajouter un en-tête avec une illustration parmi une bibliothèque d’images ou bien à partir de vos propres photos.

Vous pouvez également personnaliser les couleurs.

Enfin vous pouvez aussi modifier les polices d’écriture.

Diffuser votre formulaire

Votre formulaire est prêt, il ne vous reste plus qu’à le diffuser. Google Forms vous offre plusieurs méthodes. Pour y accéder, cliquez sur Envoyer.

Diffuser votre formulaire via l’adresse Gmail de votre compte Google

C’est une solution rapide et simple. Il suffit de compléter le formulaire ci contre en précisant les destinataires. Vous pouvez personnaliser l’objet de votre message et son contenu. Les destinataires pourront cliquer sur un lien ou bien, si vous cochez la case « inclure le formulaire dans l’e-mail » ils pourront y répondre directement.

Récupérer un lien de partage

Une autre méthode consiste à obtenir un lien de partage. Cette méthode est très utile si vous souhaitez diffuser votre formulaire via une autre adresse mail que Gmail (qui ne fait pas toujours pro).

Vous pourrez aussi utiliser par rexemple un service de newsletter tel que Sendinblue, Mailchimp, Sarbacane…

Ce lien pourra aussi être partagé dans des publications sur les réseaux sociaux…

Bref les possibilités sont nombreuses, mais dans tous les cas on vous conseille de cocher la case « Raccourcir l’URL » pour obtenir un lien plus court.

Intégrer votre formulaire dans un site

L’icône < > vous permet de récupérer le code d’intégration HTML de votre formulaire.

Ce code peut être inséré dans un site web et ainsi permettre son intégration directement dans la page.

Google vous offre en plus la possibilité de modifier la hauteur et la largeur de votre formulaire pour une meilleure intégration dans votre page.

Partager directement sur Facebook ou Twitter

Enfin on notera la présence des icônes Facebook et Twitter qui permettent de partager directement votre formulaire sur ces réseaux.

Astuce complémentaire

Si vous cochez la case « Collecter les adresses e-mail« , il ne sera pas possible de répondre sans préciser une adresse e-mail valide.

Récupérer les réponses

Pour récupérer vos réponses, il suffit de vous rendre sur votre formulaire, via Google Drive.

Le nombre de personnes ayant répondu apparaît à droite de l’onglet Réponses.

Vous pouvez aussi récupérer vos réponses par le biais d’un tableur (Google Sheets, une autre application de Google Drive, avec laquelle il est possible d’exporter vos documents au format Excell).

Google Sheets s’ouvre automatiquement. Le nouveau fichier généré est automatiquement enregistré dans le même dossier Google Drive de votre formulaire.

Chaque nouvelle série de réponses s’ajoutera automatiquement à la feuille de calcul et sera horodatée.

Pour les consulter vous ne saurez plus obligé d’ouvrir votre formulaire, vous pourrez directement accéder au fichier Google Sheets.

Être alerté à chaque nouvelle réponse

En l’état actuel, pour savoir si de nouvelles réponses ont été ajoutées, vous devrez vous connecter régulièrement à Google Drive et vérifier par vous même. Heureusement Google a pensé à ajouter si vous le souhaitez un système d’alerte.

Sélectionnez l’onglet Réponses puis cliquez sur le menu (3 points alignés verticalement).

Cliquez ensuite sur « Recevoir une notification lorsqu’une réponse est ajoutée« .

Vous serez alors systématiquement averti par un message sur votre compte Gmail à chaque nouvelle réponse.

Ajouter un système de notation automatique

Cette fonction nous paraît particulièrement intéressante pour ceux qui désirent créer des tests, des quiz grâce à cet outil. Si vous êtes formateur, professeur, instituteur… cette fonction est faite pour vous.

Accédez aux paramètres (via l’icône en forme d’engrenage) puis sélectionnez l’onglet questionnaire. Vous pourrez alors activer le système de notation.

A partir de ce menu vous pouvez également choisir d’afficher le résultat du test ou non, d’afficher la correction…

En activant cette fonction vous ajoutez un menu Corrigé à vos questions qui permet de préciser les bonnes réponses et les nombre de points associés.

On notera que cette fonction a quand même quelques limites. Elle n’est vraiment efficace qu’avec les questions de type cases à cocher ou choix multiples.

En espérant que ce tutoriel Google Forms vous aura donné entière satisfaction et que vous apprécierez cet outil autant que nous ?

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1. Analyser votre site e-commerce avec Grow my Store

Le principe de fonctionnement est simple.

• Rendez-vous à l’adresse suivante : Grow my Store
• Entrez l’adresse de votre site marchand.
• Google se charge du reste. Vous recevez votre rapport d’analyse par mail.

2. Le rapport d’analyse de votre site marchand

Ce rapport porte sur de nombreux points d’analyse et d’optimisation pour votre site tels que :

• La clarté des informations sur vos produits : votre catalogue est-il clairement détaillé et simple d’accès ? Proposez-vous des avis clients ?…
• L’expérience client : comment remplit-on son panier ? Le parcours à suivre pour commander est-il simple et plaisant ? Quels services de livraison proposez-vous ?…
• Le suivi clientèle : quel type de suivi proposez-vous ? Quelles sont vos conditions de retours ? Comment les démarches à effectuer sont-elles présentées ?…
• La sécurité de votre site : votre boutique en ligne répond-elle aux exigences de sécurité attendues et nécessaires ?
• L’utilisation mobile : votre site répond-il aux exigences actuelles d’utilisation des appareils mobiles ?

Par rapport à l’ensemble de ces points d’analyse vous obtenez une note sur 100 et des observations sur les aspects positifs et les axes d’amélioration possibles de votre site.

3. Une analyse en fonction des tendances digitales

Ce rapport et ces analyses sont faites sur la base des tendances digitales du moment et des comportements actuels des internautes et mobinautes, de leurs attentes, de leurs exigences.

Ainsi Google met à votre disposition le fruit des nombreuses analyses comportementales des utilisateurs de leurs services et des nombreux services web auxquels Google est directement ou indirectement associé. C’est du véritable pain béni pour les professionnels même si les particuliers ne voient pas toujours d’un très bon œil l’usage qui peut être fait de certaines données liées à leurs habitudes sur le net.

4. l’intérêt de Grow my Store

Grow my Store ne vous aidera pas à comprendre ou à améliorer le trafic de votre site. Ce n’est pas son objectif et ce n’est pas un outil d’analyse de votre visibilité. Ce n’est pas non plus un outil qui vous aidera à comprendre pourquoi les internautes vont ou ne vont pas sur votre site bien que vous soyez visibles.

En revanche c’est un très bon outil pour comprendre pourquoi les visiteurs que vous attirez sur votre site commandent ou ne commandent pas vos articles et grâce auquel vous pourrez éventuellement augmenter le volume de vos ventes.

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Annoncée depuis 2017 (vous trouverez plus d’infos sur le blog officiel de Google), la version classique de Google Site est bientôt vouée à disparaître. Basculer sur la nouvelle version est donc indispensable.

Avantages de la nouvelle version

Les avantages de cette version sont nombreux. L’ergonomie de la nouvelle interface de type Wysiwyg (What You See Is What You Get : Ce que vous voyez est ce que vous avez) a été grandement simplifiée. Les sites créés sont véritablement 100 % web responsive, autrement dit compatibles à tout type d’écran quelle que soit leur taille.

En outre il est désormais possible, comme pour la version classique, d’associer un nom de domaine spécifique à un site créé avec cette nouvelle version.

Basculer vers la nouvelle version

Connectez-vous à votre site Google via l’interface classique. En haut un bandeau vous propose d’essayer la nouvelle version.

Un nouveau menu apparaît. Il vous invite à convertir votre site.

Google lance la conversion. Cette étape dure plus ou moins longtemps selon la taille et le nombre de médias liés à votre site.

Une fois la conversion effectuée, vous pouvez vérifier le rendu de votre site. A ce stade, il est toujours accessible via la version classique.

La nouvelle version reprend l’intégralité de vos pages et de vos liens ainsi que l’intégralité de vos contenus. Quelques différences apparaissent cependant. Les templates de la nouvelle version sont plus simples mais plus modernes.

Vos fonds d’écrans et différentes couleurs ne seront probablement pas repris au profit d’un style noir sur fond blanc, sobre mais efficace.

Votre entête sera transformé en logo « miniature » qui précède le menu. Mais vous constaterez qu’il est possible de modifier la bannière de titre pour chacune de vos pages.

Publiez votre nouveau site

Lorsque les transformations vous conviennent, il ne reste plus qu’à publier votre nouveau site afin qu’il se substitue à l’ancienne version.

Il faut confirmer votre décision.

Cliquez sur Publish. La conversion est terminée.

En cas de besoin, l’ancienne version de votre site reste accessible pendant 30 jours via l’interface classique de Google Site.

Votre nouveau site sera accessible via la nouvelle interface et stocké sur Google Drive. Prenez soin de ne pas supprimer ce fichier sous peine de supprimer votre site.

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